Jest wiele pytań, które padają ze strony przedsiębiorców stojących przed zakupem pierwszego urządzenia fiskalnego. Wśród nich często pojawiają się dylematy dotyczące obecnych na rynku technologii sprzedaży i sposobów ich uzyskiwania – z rodzaju: „co lepsze: to, czy to?”. Wybraliśmy 3 popularne pytania, nierzadko powodujące „paraliż decyzyjny” na początku fiskalnej drogi, i poświęciliśmy im kilka słów. Zapraszamy do lektury!
1 – Kasa fiskalna czy drukarka fiskalna?
Przedsiębiorca, zanim przejdzie do wyboru konkretnych parametrów, opcji i rozwiązań konstrukcyjnych, musi wpierw rozstrzygnąć kwestię kluczową – czyli jaki rodzaj urządzenia rejestrującego ma zamiar nabyć. Istnieją bowiem 2 typu technologii, które, zgodnie z obowiązującymi przepisami, służą do ewidencjonowania obrotu: kasy fiskalne i drukarki fiskalne. A zatem, czym one się różnią? Pierwszy rodzaj to urządzenia samowystarczalne, zdolne współpracować z innymi elementami systemu sprzedaży (wagami elektronicznymi, skanerami kodów itd.), ale niepotrzebujące żadnego z nich do prawidłowego funkcjonowania (np. bazę PLU można programować z poziomu kasy). Tymczasem drukarki rejestrujące do działania wymagają połączenia z komputerem (bądź terminalem komputerowym) oraz stosowania odpowiedniego programu. Te jednak, w pewnych zakresach oferują bogatszą funkcjonalność i wyższe parametry (a w niektórych aspektach wręcz zawsze – mowa tu choćby o znacznie wyższej liczbie obsługiwanych pozycji towarowych).
Tak najogólniej wygląda ten podział. Dalej trzeba już zwracać uwagę na poszczególne rozwiązania danych modeli, które coraz częściej dostępne są w obu typach technologii sprzedaży. Znajdziemy dziś bowiem na rynku i mobilne drukarki fiskalne, i systemowe kasy rejestrujące (ze znacznie większą bazą PLU). Nie ma więc rozwiązań „lepszych” – odpowiedzi na to, co okaże się skuteczniejsze w naszej firmie, należy szukać we własnych preferencjach użytkowych, cechach prowadzonego biznesu i sugestiach ekspertów dystrybuujących urządzenia fiskalne.
2 – Papierowa czy elektroniczna kopia paragonów
Praca przedsiębiorcy korzystającego z urządzenia rejestrującego to nie tylko liczenie i wydawanie klientom fiskalnych dowodów sprzedaży. To także szereg obowiązków wynikających z przepisów, których podatnik musi przestrzegać. Mowa tu m.in. o realizacji raportów fiskalnych, właściwym przechowywaniu książki serwisowej, zgłaszaniu urządzenia na przeglądy techniczne czy – archiwizowaniu kopii wystawionych paragonów.
Kopie te stanowią ważną część ogólnej dokumentacji, potwierdzającej w oczach organów skarbowych prawidłowość prowadzonej przez nas ewidencji obrotu. Poświadczają, że właściwie rejestrujemy sprzedaż oraz odprowadzamy należny podatek VAT. Dostępne na rynku urządzenia fiskalne pozwalają realizować to zadanie na 2 sposoby. Pierwszy z nich to po prostu wydruk kopii paragonów na dodatkowej rolce papieru termicznego. Takie dokumenty, ze względu na ich niską trwałość, trzeba odpowiednio przechowywać (w suchym miejscu, bez dostępu światła). Tymczasem drugi polega na zapisie kopii paragonów w formie cyfrowej. Takie dane są łatwiejsze do archiwizacji, przeglądania, przenoszenia i utrzymywania w porządku, można je dodatkowo zabezpieczyć (gromadząc na innych nośnikach), a ponadto – obniżają koszty związane z materiałami eksploatacyjnymi. Elektroniczna kopia paragonów staje się powoli standardem współczesnych technologii sprzedaży, zatem odpowiedź na pytanie „co wybrać” wydaje się oczywista.
3 – Kupować stacjonarnie, czy przez internet?
Zakup urządzenia fiskalnego w sklepie stacjonarnym nie jest złym wyborem. Wielu przedsiębiorców wciąż woli udać się do punktu handlowego w tym celu, aby zobaczyć na żywo różne modele kas i drukarek bądź w ten sam sposób porozmawiać z ekspertem na ich temat. Niemniej, coraz więcej podatników decyduje się na internetowy zakup technologii sprzedaży. Dlaczego? Ponieważ tam właśnie zaczynają cały proces, przeszukując internet i znajdując najpotrzebniejsze informacje. Na stronie internetowej dystrybutora przedsiębiorca ma też dostęp do pełnej oferty, szczegółowych opisów, opinii innych użytkowników oraz różnych opcji kontaktu, włącznie z adresem siedziby głównej.
A ten ostatni jest szczególnie ważny podczas takiej internetowej transakcji. Dlaczego? Ponieważ uzyskanie w sieci urządzenia rejestrującego od firmy, która znajduje się daleko od naszego przedsiębiorstwa, potrafi w dużej mierze utrudnić wszelkie ważne, regulowane przepisami procedury – np. przy instalacji, przeglądach technicznych, interwencjach serwisowych itp. Duża, dzieląca odległość przekłada się na dłuższy czas realizacji, co przy konkretnie wyznaczonych terminach może być kłopotliwe. Dlatego nie rezygnujmy z wygód zakupu internetowego, jednak upewnijmy się, że dany dostawca technologii handlowych posiada siedzibę położoną niedaleko naszego przedsiębiorstwa – np. w obrębie stolicy, gdy rozważamy kasy fiskalne i Warszawę Włochy.
No! Krótko, treściwie i pomocnie 🙂 dzięki!