Na czym polega prawidłowa rejestracja kasy fiskalnej?

Redakcja 16 czerwca, 2016 2 Comments

Ten temat musiał się w końcu tu pojawić i doczekać własnego wpisu. Bowiem – obok wyboru właściwej technologii sprzedaży – to najważniejsza kwestia, jaka towarzyszy rozpoczęciu ewidencji obrotu przy użyciu kasy fiskalnej. Nierzadko przedsiębiorcy mają obawy co do poprawnego przejścia obowiązujących procedur. W rzeczywistości jednak nie są one skomplikowane, a gdy dopełni się wszystkich formalności – można liczyć na otrzymanie specjalnej ulgi.

Obowiązek korzystania z kasy fiskalnej to jedno, ale jej instalacja to drugie. Zakup urządzenia nie oznacza jeszcze, że możemy od razu zacząć na nim pracować. Najpierw musimy przejść obowiązujące i jednolite procedury, określone przez Ministerstwo Finansów. Te zaś wymagają od nas poprawnego zarejestrowania kasy fiskalnej. Na czym polega cały ten proces? Prześledźmy go wspólnie, krok po kroku.

Zgłoszenie przedinstalacyjne do Urzędu Skarbowego

To od niego wszystko się zaczyna. Naszym zadaniem jest dostarczenie pisemnego zawiadomienia do właściwego Urzędu Skarbowego. Oczywiście, występują tu pewne ograniczenia – zgłoszenie musi dotrzeć najpóźniej jeden dzień przed terminem rozpoczęcia ewidencji obrotu przy użyciu urządzenia fiskalnego. Tymczasem od nas zależy, czy chcemy przekazać je osobiście, czy drogą pocztową.

A co musi się znaleźć w zawiadomieniu? Wszystkie niezbędne informacje, takie jak:

• imię i nazwisko (lub nazwa) podatnika
• NIP podatnika
• planowana liczba kas
• adresy miejsc, w których urządzenia mają być zainstalowane
• termin planowanej instalacji

Fiskalizacja urządzenia rejestrującego

Drugi etap jest kluczowy w całym procesie instalacyjnym. Fiskalizacja to czynność jednorazowa i nieodwracalna, a wykonać ją może jedynie uprawniony serwisant (zazwyczaj pochodzi on z firmy, u której zakupiliśmy urządzenie rejestrujące). Polega ona na przestawieniu funkcjonowania kasy z trybu szkoleniowego (umożliwiającego nam naukę obsługi kasy bez żadnych konsekwencji) na tryb fiskalny. Od momentu zakończenia fiskalizacji, wszystkie działania przeprowadzone na urządzeniu są w nim zapisywane, tworząc bazę informacji na temat prowadzonej przez nas ewidencji. Z chwilą tą możemy też zacząć prowadzić sprzedaż i wystawiać paragony dla klientów.

Kolejne zgłoszenie i numer ewidencyjny

Zakończenie etapu drugiego oznacza konieczność dostarczenia do Urzędu Skarbowego kolejnego, pisemnego zawiadomienia, nazywanego zgłoszeniem poinstalacyjnym. Odpowiedni dokument musi trafić na miejsce najpóźniej 7 dni od przeprowadzenia fiskalizacji. Ponownie, do nas należy decyzja, czy dostarczymy go osobiście, czy listownie (w drugim przypadku będzie się liczyła data widniejąca na stemplu pocztowym). W odpowiedzi na to zgłoszenie otrzymamy numer ewidencyjny, który powinniśmy trwale umieścić na obudowie naszego urządzenia rejestrującego (w widocznym miejscu). Możemy to uczynić np. za pomocą niezmywalnego markera lub przy użyciu naklejki. I tak kończy się proces instalacyjny kasy fiskalnej.

Ulga za zakup urządzenia fiskalnego

Warto dopełnić wszystkich formalności i to nie tylko ze względu na obowiązujące przepisy. Prawidłowa rejestracja kasy fiskalnej upoważnia do skorzystania ze specjalnej ulgi, przyznawanej z tytułu zakupu pierwszego urządzenia rejestrującego sprzedaż. W rezultacie, istnieje możliwość uzyskania zwrotu w wysokości aż 90% wydanej kwoty, jednak nie więcej niż 700 zł. Trzeba jednak przyznać, że ulga ta pozwala z jednej strony uzyskać tanie urządzenie prawie za darmo, z drugiej zaś – otrzymać niższym kosztem droższą, nowocześniejszą technologię.