Podstawowym wymogiem, który wynika z rejestrowania obrotu za pomocą kasy, jest wystawianie paragonów fiskalnych. Warto jednak pamiętać o tym, że to nie jedyny obowiązek. Przedsiębiorca musi również wykonywać raporty dobowe i miesięczne, przechowywać książkę serwisową urządzenia, zlecać przegląd techniczny kasy nie rzadziej niż co 2 lata oraz archiwizować kopię paragonów fiskalnych. Na czym konkretnie polegają poszczególne czynności?
Raporty fiskalne – dobowe i miesięczne
Czym jest raport fiskalny? W największym skrócie, to podsumowanie sprzedaży za daną dobę lub wskazany okres. Zestawienie tego typu zawiera m.in. dane na temat realizowanego obrotu oraz kwot podatku. Raporty fiskalne wykonuje się dla uzyskania informacji o łącznej kwocie sprzedaży brutto, z podziałem na różne stawki VAT oraz kwoty należnego podatku VAT. Obowiązkiem podatnika jest zaś wystawiania 2 dokumentów – dobowych oraz miesięcznych.
Jak sama nazwa wskazuje, raport dobowy należy wydrukować po zakończeniu obsługi klientów w danym dniu. Wystawienie dokumentu można pominąć jedynie wtedy, gdy przez całą dobę nie zarejestrowano na kasie żadnej transakcji. Co więcej, jeżeli zapomnimy o wykonaniu raportu dobowego, możemy to zrobić następnego dnia – najpóźniej jednak przed wydrukowaniem paragonu fiskalnego z nową datą.
Jak to wygląda w przypadku raportu miesięcznego? Zgodnie z przepisami, dokument ten należy wystawić po zakończeniu miesiąca, w którym prowadzony był handel – najpóźniej do 25 dnia kolejnego miesiąca.
Przechowywanie książki serwisowej kasy
Każda książka serwisowa zawiera informacje na temat konkretnej kasy fiskalnej. Można tam znaleźć m.in. dane dotyczące producenta lub importera urządzenia, samego przedsiębiorcy, firmy serwisowej czy też numer ewidencyjny nadany przez US. Natomiast przepisy wymagają, by książkę tego typu przechowywać przez cały okres prowadzenia ewidencji. Dokumentację poświęconą kasie trzeba bowiem udostępniać w 2 przypadkach: kontroli przeprowadzanej przez urzędnika skarbowego lub interwencji serwisanta, np. przy wykonywaniu przeglądu technicznego. Brak książki może m.in. spowodować podważenie tego, czy obrót był rejestrowany prawidłowo.
Przegląd techniczny minimum co 2 lata
Zlecanie obowiązkowych przeglądów technicznych kasy również leży w gestii podatnika. Należy to robić nie rzadziej niż co 2 lata. Sam przegląd jest zaś wykonywany przez serwisanta z ważnymi uprawnieniami. Dozwolone jest oczywiście częstsze zlecanie konserwacji urządzenia, np. raz w roku. Każdy przegląd daje bowiem pewność, że urządzenie działa prawidłowo i pozwala na zgodne z prawem rejestrowanie obrotu. W czasie konserwacji sprawdzana jest zarówno poprawność naliczania podatku, jak i obudowa kasy czy też wyświetlacze. Innymi słowy, wszystkie elementy, które mają wpływ na pracę urządzenia.
Archiwizowanie kopii paragonów fiskalnych
Przepisy jasno określają, że przedsiębiorca musi przechowywać kopię paragonu przez 5 lat, licząc od końca roku obrachunkowego, w którym dany dokument został wystawiony i wydany klientowi. Natomiast urządzenia fiskalne dostępne na polskim rynku oferują 2 sposoby archiwizacji wspomnianych danych: tradycyjny (papierowy) lub na karcie pamięci (cyfrowy). Warto jednak pamiętać o tym, że forma przechowywania kopii paragonów jest ściśle związana z wyborem kasy rejestrującej. Czym konkretnie różnią się te 2 rozwiązania?
Urządzenia z technologią tradycyjną drukują zarówno paragony, jak i ich kopie (na dodatkowej rolce papieru). Ponadto, kasy te oznaczają zazwyczaj mniejszy wydatek na starcie. Niemniej, trzeba pamiętać, że ze względu na większe zużycie rolek papieru termicznego, ich eksploatacja jest kosztowniejsza. Właściciel takiego urządzenia musi również przechowywać dokumentację w sterylnych warunkach, aby była ona czytelna nawet po wielu latach.
W przypadku kasy z elektroniczną kopią paragonów, wszystkie dane są automatycznie zapisywane na karcie pamięci (SD lub microSD). Co za tym idzie, korzystanie z takiego urządzenia uwalnia od konieczności przechowywania papierowych wydruków i wpływa na zmniejszenie kosztów eksploatacji (do pracy jest potrzebna tylko 1 rolka). Ponadto, technologia cyfrowa pozwala na lepsze zabezpieczenie kopii paragonów – całą dokumentację można w każdej chwili umieścić na innym nośniku danych lub dysku twardym komputera.
najbardziej nie lubie wykonywania raportów, to dość irytująca czynność, a jak się o niej zapomni, to już są powody do nerwów
Eee, wg mnie przesadzasz – od tego są w końcu przypomnienia w urządzeniach, które automatycznie poinformują Cię, że masz zrobić dany raport. Myślę, że bardziej denerwujące jest przechowywanie kopii paragonów. Wiem, że jest opcja elektronicznej kopii, ale ja posiadam niestety model jeszcze ze starym rozwiązaniem, a nie chcę tylko w tym celu kupować nowej kasy…..
a widzisz, a zkolei moja kasa nie posiada takich przypomnień 😛 pech to pech 😉