Jak prowadzić ewidencję pomyłek na paragonach oraz zwrotów i reklamacji?

Co zrobić z pomyłką na paragonie

Błędy na paragonach fiskalnych są czymś, co może się przytrafić każdemu przedsiębiorcy. Wystarczy nabić na kasę nieprawidłową liczbę produktów bądź usług i wystawić dowód sprzedaży… Co więcej, zawsze należy liczyć się z tym, że klient postanowi skorzystać z prawa do reklamacji lub zwrotu. We wszystkich tych przypadkach kasa rejestrująca nie pozwoli jednak na skasowanie transakcji, która została już zaewidencjonowana i potwierdzona paragonem fiskalnym. Dlatego też podatnik musi prowadzić oddzielne ewidencje.

Czego wymagają od podatnika przepisy?

Wiemy doskonale, że współczesne kasy fiskalne to bardzo zaawansowane urządzenia elektroniczne. Wiele modeli oferuje duże wsparcie w codziennym rejestrowaniu obrotu oraz obsługiwaniu klientów indywidualnych. Równocześnie jednak, nie ma kasy, która pozwoliłaby na skasowanie wydrukowanego paragonu. Wspomniany dokument jest po prostu na stałe zapisywany w module fiskalnym danego urządzenia. Niemniej, nie oznacza to, że podatnik nie musi niczego robić w przypadku wystąpienia pomyłki, zwrotu lub reklamacji. Zasady postępowania w takich sytuacjach zostały szczegółowo zdefiniowane w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. I wydaje się, że każdy przedsiębiorca, który korzysta z kasy rejestrującej, powinien znać te przepisy fiskalne.

Co zrobić z ewidentną pomyłką na paragonie?

W jaki sposób prowadzić ewidencję błędów, które pojawią się na paragonach fiskalnych? Jeżeli chodzi o samą formę tej dokumentacji, podatnik ma pełną dowolność. Może wykorzystać do tego zarówno zwykły zeszyt, jak i segregator lub teczkę. Dobrym pomysłem jest też stworzenie odrębnych ewidencji dla każdego z urządzeń, które funkcjonuje w danym przedsiębiorstwie. Z pewnością wpłynie to pozytywnie na porządek w firmowej dokumentacji.

Znacznie bardziej szczegółowo zdefiniowane zostały zasady sporządzania adnotacji, które dotyczą ewidentnych pomyłek na paragonach fiskalnych. Każdy wpis musi zawierać zarówno informację o wartości sprzedaży brutto oraz należnym podatku na dowodzie sprzedaży z błędem, jak i krótki opis powodu wystąpienia tego błędu. Do adnotacji trzeba też dołączyć paragon, na którym wystąpiła oczywista pomyłka.

Jak uwzględniać zwroty lub reklamacje?

Zgodnie z Rozporządzeniem MF z 14 marca 2013 roku, przedsiębiorca jest zobligowany do prowadzenia ewidencji zwrotów i reklamacji, które wymagają zwrotu całości lub części zapłaty za towar bądź usługę. Podobnie jak w przypadku pomyłek na paragonach fiskalnych, forma tej dokumentacji również jest uzależniona od decyzji przedsiębiorcy. Przepisy obligują jednak podatnika do umieszczania konkretnych danych w każdej adnotacji w omawianej tu ewidencji. O jakie informacje chodzi? Każdy wpis musi zawierać: datę dokonania sprzedaży, nazwę produktu lub usługi, datę zwrotu bądź reklamacji, wartość brutto zwracanego towaru, wysokość należnego podatku, zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku VAT. Co więcej, przepisy wymagają, aby do każdej adnotacji załączyć protokół przyjęcia zwrotu lub reklamacji (z podpisami sprzedawcy i klienta) oraz dokument potwierdzający transakcję sprzedaży.

1 Comment

  1. Magdalena

    Bardzo dobry wpis! Rzadko się czyta na ten temat, a ta kwestia wcale nie jest taka oczywista. Pozdrawiam!

    Reply

Leave a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Rozwiąż Captcha *